From c8450a4036f6d733b2a815d2c6763c5236fe242a Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: rockwellll Date: Sat, 5 Sep 2026 19:16:19 -0300 Subject: [PATCH 1/2] Add email sending setup guide in English and Spanish --- _config.yml | 1 + _i18n/en/integrations/set-up-email-sending.md | 256 ++++++++++++++++++ _i18n/en/integrations/setup-overview.md | 3 + _i18n/es/integrations/set-up-email-sending.md | 256 ++++++++++++++++++ _i18n/es/integrations/setup-overview.md | 3 + _integrations/set-up-email-sending.md | 20 ++ 6 files changed, 539 insertions(+) create mode 100644 _i18n/en/integrations/set-up-email-sending.md create mode 100644 _i18n/es/integrations/set-up-email-sending.md create mode 100644 _integrations/set-up-email-sending.md diff --git a/_config.yml b/_config.yml index dfda596..753b03a 100644 --- a/_config.yml +++ b/_config.yml @@ -212,6 +212,7 @@ collections: - connect-mercado-libre.md - product-catalog-sync.md - connect-whatsapp.md + - set-up-email-sending.md - connect-catalog-to-whatsapp.md - transferring-ownership.md developers: diff --git a/_i18n/en/integrations/set-up-email-sending.md b/_i18n/en/integrations/set-up-email-sending.md new file mode 100644 index 0000000..f65985e --- /dev/null +++ b/_i18n/en/integrations/set-up-email-sending.md @@ -0,0 +1,256 @@ +Set up an email sender to send messages from Hellotext using an address on your business domain, such as `support@acme.com`. + +You will choose the sender name and address, add three records to your domain's DNS settings, and allow time for verification. Once the domain is verified, Hellotext activates the sender's Email channel. + +This guide walks through the setup in Hellotext and the changes your domain administrator needs to make. It also explains how to reopen the DNS instructions, add another sender, and handle common setup problems. + +
+ Email sending is available on the Enterprise plan. You need to be an Owner or Administrator of the Hellotext business to configure the sender. +
+ +## Before you start + +Have the following ready: + +- **The correct Hellotext business.** Choose the business that will send the emails. A sending domain can belong to only one Hellotext business at a time. +- **An active subscription with Email enabled.** If the Email option is unavailable, check your plan with the business owner or Hellotext support. +- **A verified Hellotext account email.** The email address you use to sign in to Hellotext must be verified before you configure an integration. +- **A domain your business controls.** For example, if you plan to send from `support@acme.com`, you need access to the DNS settings for `acme.com`. +- **Permission to add DNS records.** This may be your own access or help from the person or agency that manages your domain. +- **A sender name and email address.** Choose details that your customers will recognize when a message arrives. + +Your DNS provider is the service that manages your domain's DNS records. It may be your domain registrar, a service such as Cloudflare, or a provider used by your website administrator. Buying a domain from one company does not necessarily mean that company still manages its DNS. + +If someone else manages the domain, you can complete the sender form yourself and share the three DNS records with them. They can publish the records without signing in to Hellotext. + +### What happens to your existing mailbox? + +Your current mailbox and email provider can continue operating while Hellotext sends using your business address. The DNS records in this guide authorize email sending; adding them does not import your mailbox, copy your previous emails, or move incoming mail from your current provider. + +You do not need to enter your mailbox password for this setup. Hellotext handles registration of the sending domain and displays the DNS records you need. + +Keep your existing incoming-mail routing in place. This wizard does not ask you to change your domain's MX records. If you also want new emails sent directly to an existing address such as `support@acme.com` to arrive in the Hellotext Inbox, discuss that inbound setup separately with [Hellotext support]({% link _troubleshooting-deliverability/contact-hellotext-support.md %}). + +## Choose your sender name and address + +The sender form contains two fields: + +| Field | What to enter | Example | +| --- | --- | --- | +| **Sender name** | The name customers should see alongside the email address. Use your business name, a recognizable team name, or a person's name with the business. | `Acme Support` or `Sofía at Acme` | +| **Sender email** | The full email address you want to send from, using a domain your business controls. | `support@acme.com` | + +Enter the complete email address, including the part before `@`. Hellotext derives the sending domain from the address, so there is no separate domain field to fill in. + +For example: + +| Sender email | Domain Hellotext will ask you to verify | +| --- | --- | +| `support@acme.com` | `acme.com` | +| `sales@acme.com` | `acme.com` | +| `orders@mail.acme.com` | `mail.acme.com` | + +Choose the domain deliberately. An address on a subdomain, such as `orders@mail.acme.com`, produces setup instructions for that subdomain. Check the domain shown on the next screen before publishing its records. + +A personal address ending in `@gmail.com`, `@outlook.com`, or another provider's shared domain is not suitable for this process: you cannot publish the required records for a domain that provider owns. Use an address on your own business domain. + +## 1. Open Email setup + +1. Sign in to Hellotext and select the correct business. +2. Open **Settings**. +3. Select **Integrations**. +4. Click **Browse integrations**. +5. In **Communication**, select **Email**. + +The first screen is titled **Set up your email sender**. + +If Email is visible but unavailable, ask the business owner to check whether the business has Email enabled on its subscription. If you cannot access the setup as a teammate, ask an Owner or Administrator to complete it. + +## 2. Add the sender details + +1. Enter the **Sender name**. +2. Enter the **Sender email**. +3. Check the spelling of both fields, especially the domain after `@`. +4. Click **Next**. + +Hellotext saves the sender and requests the DNS records for its domain. When registration succeeds, the next screen is titled **Verify your sending domain**. + +The domain appears in the instructions on that page. Confirm that it matches the address you intended to use. If it is wrong, use **Back** to return to the sender form and correct the address before continuing. + +If an error appears on the form, follow the message shown. An invalid address or missing sender name needs to be corrected before you can continue. Domain conflicts and registration errors are covered in the troubleshooting section below. + +## 3. Add the three DNS records + +The **Verify your sending domain** page displays three DNS records. Each record has a **Type**, **Name**, and **Value**. + +These are DKIM records. DKIM helps receiving mail services verify that messages sent using your domain are authorized. Publishing the records is also how the sending service checks your control of the domain. + +### Match the fields in Hellotext to your DNS provider + +DNS providers use different labels for the same fields. Use this mapping when creating each record: + +| In Hellotext | Common label at your DNS provider | What to enter | +| --- | --- | --- | +| **Type** | Type or Record type | Choose **CNAME**. | +| **Name** | Name, Host, or Hostname | Use the record name shown in Hellotext, accounting for whether your provider adds the domain automatically. | +| **Value** | Value, Target, Destination, or Points to | Copy the complete value shown for that same record. | + +Create each record separately. Keep the name and value from the same record together; do not combine the three values into one entry. + +### Publish the records + +1. Open your DNS provider in another browser tab and sign in. +2. Select the domain whose DNS records you need to manage. +3. Open its DNS records section. +4. Add a new record and choose **CNAME**. +5. Copy the **Name** from the first Hellotext record into the provider's name or host field. +6. Copy the matching **Value** into the provider's target or value field. +7. If a TTL field is required, use the provider's default or automatic setting unless your domain administrator has specified another value. +8. Save the record. +9. Repeat the process for the second and third Hellotext records. +10. Review the saved entries and confirm that all three names point to their corresponding values. + +Copy the values from your own Hellotext setup page. An example from another guide, another business, or a previous setup may not match the records required for this sender. + +### Check whether your provider adds the domain automatically + +Some providers expect a full record name; others append the domain to whatever you enter. For example, a name displayed as `example-token._domainkey.acme.com` may need to be entered as `example-token._domainkey` when you are editing the DNS zone for `acme.com`. + +Check the resulting full name after saving. It must match the name shown in Hellotext, rather than ending in the domain twice. Preserve the `_domainkey` part and its underscore. + +The token in this example is illustrative. Always use your actual record name from Hellotext. + +### If you use Cloudflare + +Set these CNAME records to **DNS only**. Cloudflare's proxy is for web traffic and should not be enabled for email verification records. See [Cloudflare's proxy limitations](https://developers.cloudflare.com/dns/proxy-status/limitations/) and its [instructions for managing DNS records](https://developers.cloudflare.com/dns/manage-dns-records/how-to/create-dns-records/). + +### Preserve your other DNS records + +Add the three records alongside your existing DNS configuration. The wizard does not ask you to replace your website records, change nameservers, or remove records used by your current email provider. + +If your provider reports that a record with the same name already exists, compare its type and target with the Hellotext instructions. An exact match may already be in place. If the target differs or you do not know what the existing record is for, ask your domain administrator before replacing it. + +Keep the Hellotext records published for as long as you use the sender. They remain part of the domain's email authentication setup after initial verification. + +## 4. Finish the wizard and allow time for verification + +After adding the DNS records, return to Hellotext and click **Continue**. + +The final page says **Email sender added** and displays the sender address. Click **Finish** to return to **Integrations**. + +
+ “Email sender added” confirms that the sender has been saved. The domain still needs to be verified before you can use it to send emails. Clicking Continue or Finish does not bypass verification. +
+ +DNS changes take time to become visible across the internet. They may be picked up quickly, but allow up to 72 hours for domain-verification DNS changes to propagate. + +Hellotext checks pending senders automatically every five minutes. Once the sending domain and its DKIM configuration are verified, Hellotext activates the sender's Email channel. You can close the wizard while this happens; keeping the page open is not required. + +If someone else will add the DNS records later, you can finish the wizard after sharing the instructions. The sender will remain unavailable for sending until the records have been published and verification succeeds. + +To use the channel after activation, open a customer conversation whose profile has an email address and check the message destination selector for **Email**. A saved integration alone does not confirm that the channel is ready, and a customer profile without an email address cannot provide an email destination. + +## Reopen the DNS instructions + +You can return to the instructions whenever you need to review the records or share them with your domain administrator: + +1. Go to **Settings > Integrations**. +2. Find the email sender by its name and address. +3. Open its three-dot menu. +4. Select **View setup instructions**. + +This opens the same **Verify your sending domain** page with the saved DNS records. You do not need to create another sender to retrieve them. + +When you open the instructions from the integrations list, **Back** returns to **Integrations**. + +## Edit a sender or add another address + +### Change the sender name or address + +Go to **Settings > Integrations**, open the sender's three-dot menu, and select **Edit**. Update the fields and click **Next** to save. + +Changing the sender name changes the name used for that sender. Changing the part before `@` while keeping the same domain, such as moving from `support@acme.com` to `sales@acme.com`, keeps the same sending domain. + +Changing to a different domain starts verification for the new domain. Hellotext disables the sender's existing Email channel during that change. Follow the new DNS instructions and allow the new domain to be verified before relying on that sender again. + +Plan a domain change for a time when you can complete the DNS work. If you need to keep both addresses available, add a separate sender instead of replacing the current one. + +### Add another sender on the same domain + +You can add more than one sender address on a domain within the same Hellotext business. For example, `support@acme.com` and `sales@acme.com` can belong to the same business. + +Repeat **Settings > Integrations > Browse integrations > Email** for the additional address. Use a distinct address and review the DNS instructions returned for it. If the required records are already present, leave them in place and allow Hellotext to verify the additional sender. + +An existing verified domain does not make the new sender ready at the instant you save the form; Hellotext still checks that sender before activating its channel. + +### Remove a sender + +From **Settings > Integrations**, open the sender's three-dot menu, select **Delete**, and confirm the deletion in the dialog. + +Removing the integration disables its Email channel during cleanup. Coordinate the change with anyone using that sender. When the last sender for a domain is removed, Hellotext also removes its sending registration; adding it again later may require publishing new verification records. + +## Troubleshoot email setup + +### Email is unavailable in the integrations catalog + +Check that you selected the correct business and that its subscription includes Email. Email sending is part of Enterprise. An Owner or Administrator can review the business's subscription or contact Hellotext support if Email should be available. + +### The domain is connected to another business account + +Hellotext shows **This domain is already connected to another business account.** when another business already has a sender using that domain. + +Different addresses on the same domain do not avoid this restriction: `support@acme.com` and `sales@acme.com` still use `acme.com`. + +If you manage both businesses, first confirm which one should own the domain. Coordinate removal or changes to all senders using that domain in the previous business before setting it up in the intended business. A domain remains reserved while that business still has another sender using it. + +If you do not recognize the other business or cannot access it, contact Hellotext support with the domain and the business where you want to configure it. Repeatedly changing the part before `@` will not resolve a domain ownership conflict. + +### Hellotext could not register the sending domain + +If the form says **We could not register your sending domain. Please try again.**, check the sender address and try again. If you left the wizard and the sender is already listed under **Integrations**, open **Edit** on that sender to continue its setup. + +If the error persists, contact support with the business name, sender address, and approximate time of the attempt. DNS changes cannot fix a registration request that has not produced the required records. + +### The instructions page does not show the DNS records + +Open **Edit** for the saved sender, confirm the email address, and click **Next** to retry registration. If the three records still do not appear, contact support before adding DNS entries. Use only the records returned by Hellotext. + +### You added the records but cannot use Email yet + +Check the following with the person who manages your DNS: + +- You edited the active DNS provider for the domain shown in Hellotext. +- All three entries were saved as CNAME records. +- Each name is paired with the value from the same Hellotext record. +- The saved names match Hellotext's full names, including `_domainkey`. +- The provider did not append your domain twice. +- The values were copied in full, without adding `https://`, spaces, or quotation marks. +- Cloudflare records, if applicable, are set to DNS only. +- You are using the latest instructions for this sender, especially after changing or re-adding it. + +Allow time for DNS propagation and Hellotext's next verification check. If the records are correct and the sender is still unavailable after the expected propagation period, contact support. Avoid deleting and recreating the sender just to check its progress; reopen **View setup instructions** instead. + +### Your normal mailbox still receives new emails + +That is expected when its incoming-mail routing has not changed. Verifying the sending domain does not automatically forward messages addressed directly to your business mailbox into Hellotext. Contact support if you need help planning that separate setup. + +## Information to share with support + +For an email setup problem, include: + +- The business name in Hellotext. +- The sender email and domain you are trying to use. +- The exact error message or the step where you are stuck. +- Your DNS provider's name. +- When the records were added or last changed, with your time zone. +- A screenshot of the Hellotext DNS instructions and the corresponding saved DNS entries, when relevant. + +This helps support distinguish an account-access issue, a registration problem, and a DNS verification delay. For contact options, see [Contact Hellotext support]({% link _troubleshooting-deliverability/contact-hellotext-support.md %}). + +## Related guides + +- [Setup overview]({% link _integrations/setup-overview.md %}) +- [Messaging channels overview]({% link _numbers/messaging-overview.md %}) +- [Inbox and conversations overview]({% link _team/inbox-overview.md %}) +- [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +- [Why a message did not send]({% link _troubleshooting-deliverability/why-a-message-did-not-send.md %}) diff --git a/_i18n/en/integrations/setup-overview.md b/_i18n/en/integrations/setup-overview.md index 9e7162f..4596403 100644 --- a/_i18n/en/integrations/setup-overview.md +++ b/_i18n/en/integrations/setup-overview.md @@ -43,6 +43,8 @@ Connect Instagram when customers should be able to start direct-message conversa Connect Messenger when customers should be able to message your Facebook Page and reach your Inbox, routes, or compatible playbooks. Messenger uses Facebook login and requires access to the intended Page and Meta Business account. +To send emails from your business domain, add an email sender and publish its DNS verification records. Email sending is available on Enterprise. + Keep reading: - [Connect WhatsApp]({% link _integrations/connect-whatsapp.md %}) @@ -51,6 +53,7 @@ Keep reading: - [Instagram DM fundamentals]({% link _numbers/instagram-dm-fundamentals.md %}) - [Connect Facebook Messenger]({% link _integrations/connect-facebook-messenger.md %}) - [Facebook Messenger fundamentals]({% link _numbers/facebook-messenger-fundamentals.md %}) +- [Set up email sending]({% link _integrations/set-up-email-sending.md %}) ### 4. Add capture and checkout tools diff --git a/_i18n/es/integrations/set-up-email-sending.md b/_i18n/es/integrations/set-up-email-sending.md new file mode 100644 index 0000000..c6ed1dc --- /dev/null +++ b/_i18n/es/integrations/set-up-email-sending.md @@ -0,0 +1,256 @@ +Configura un remitente de correo para enviar mensajes desde Hellotext con una dirección del dominio de tu negocio, como `support@acme.com`. + +Elegirás el nombre y la dirección del remitente, agregarás tres registros en la configuración DNS de tu dominio y esperarás a que se complete la verificación. Una vez verificado el dominio, Hellotext activa el canal de correo electrónico del remitente. + +Esta guía explica la configuración en Hellotext y los cambios que debe realizar quien administra tu dominio. También muestra cómo volver a consultar las instrucciones DNS, agregar otro remitente y resolver problemas habituales de configuración. + +
+ El envío de correos está disponible en el plan Enterprise. Debes ser Dueño o Administrador del negocio en Hellotext para configurar el remitente. +
+ +## Antes de comenzar + +Ten preparado lo siguiente: + +- **El negocio correcto en Hellotext.** Selecciona el negocio que enviará los correos. Un dominio de envío puede pertenecer a un solo negocio de Hellotext a la vez. +- **Una suscripción activa con correo electrónico habilitado.** Si la opción Correo electrónico no está disponible, revisa tu plan con el dueño del negocio o con el soporte de Hellotext. +- **El correo de tu cuenta de Hellotext verificado.** Debes verificar la dirección que usas para iniciar sesión en Hellotext antes de configurar una integración. +- **Un dominio que tu negocio controle.** Por ejemplo, si quieres enviar desde `support@acme.com`, necesitas acceso a la configuración DNS de `acme.com`. +- **Permiso para agregar registros DNS.** Puedes hacerlo con tu propio acceso o pedir ayuda a la persona o agencia que administra tu dominio. +- **Un nombre y una dirección de correo para el remitente.** Elige datos que tus clientes puedan reconocer cuando reciban un mensaje. + +Tu proveedor de DNS es el servicio que administra los registros DNS de tu dominio. Puede ser la empresa donde registraste el dominio, un servicio como Cloudflare o un proveedor que utiliza quien administra tu sitio web. Haber comprado el dominio a una empresa no significa necesariamente que esa empresa siga administrando su DNS. + +Si otra persona administra el dominio, puedes completar el formulario del remitente y compartir los tres registros DNS con ella. Podrá publicarlos sin iniciar sesión en Hellotext. + +### ¿Qué pasa con tu casilla de correo actual? + +Tu casilla y tu proveedor de correo actuales pueden seguir funcionando mientras Hellotext envía desde la dirección de tu negocio. Los registros DNS de esta guía autorizan el envío de correos. Al agregarlos, no se importa tu casilla, no se copian tus correos anteriores ni se trasladan los mensajes entrantes desde tu proveedor actual. + +No necesitas ingresar la contraseña de tu casilla para realizar esta configuración. Hellotext se encarga de registrar el dominio de envío y muestra los registros DNS que necesitas. + +Mantén la configuración actual de recepción de correo. Este asistente no te pide cambiar los registros MX del dominio. Si también quieres que los correos nuevos enviados directamente a una dirección existente, como `support@acme.com`, lleguen al Inbox de Hellotext, consulta esa configuración de recepción por separado con el [soporte de Hellotext]({% link _troubleshooting-deliverability/contact-hellotext-support.md %}). + +## Elige el nombre y la dirección del remitente + +El formulario del remitente contiene dos campos: + +| Campo | Qué ingresar | Ejemplo | +| --- | --- | --- | +| **Nombre del remitente** | El nombre que los clientes deben ver junto a la dirección de correo. Usa el nombre de tu negocio, un nombre de equipo reconocible o el nombre de una persona junto al del negocio. | `Soporte de Acme` o `Sofía de Acme` | +| **Correo del remitente** | La dirección completa desde la que quieres enviar, con un dominio que tu negocio controle. | `support@acme.com` | + +Ingresa la dirección de correo completa, incluida la parte anterior a `@`. Hellotext obtiene el dominio de envío a partir de esa dirección, por lo que no hay un campo de dominio separado que debas completar. + +Por ejemplo: + +| Correo del remitente | Dominio que Hellotext te pedirá verificar | +| --- | --- | +| `support@acme.com` | `acme.com` | +| `sales@acme.com` | `acme.com` | +| `orders@mail.acme.com` | `mail.acme.com` | + +Elige el dominio con cuidado. Una dirección que utiliza un subdominio, como `orders@mail.acme.com`, genera instrucciones de configuración para ese subdominio. Revisa el dominio que aparece en la siguiente pantalla antes de publicar sus registros. + +Una dirección personal que termina en `@gmail.com`, `@outlook.com` u otro dominio compartido de un proveedor no sirve para este proceso: no puedes publicar los registros necesarios en un dominio que pertenece a ese proveedor. Usa una dirección del dominio de tu negocio. + +## 1. Abre la configuración de correo electrónico + +1. Inicia sesión en Hellotext y selecciona el negocio correcto. +2. Abre **Ajustes**. +3. Selecciona **Integraciones**. +4. Haz clic en **Explorar integraciones**. +5. En **Comunicación**, selecciona **Correo electrónico**. + +La primera pantalla se titula **Configura tu remitente de correo**. + +Si Correo electrónico aparece pero no se puede seleccionar, pide al dueño del negocio que revise si la suscripción tiene habilitado el correo electrónico. Si no puedes acceder a la configuración como integrante del equipo, pide a un Dueño o Administrador que la complete. + +## 2. Agrega los datos del remitente + +1. Ingresa el **Nombre del remitente**. +2. Ingresa el **Correo del remitente**. +3. Revisa que ambos campos estén bien escritos, especialmente el dominio después de `@`. +4. Haz clic en **Siguiente**. + +Hellotext guarda el remitente y solicita los registros DNS de su dominio. Cuando el registro se completa correctamente, la siguiente pantalla se titula **Verifica tu dominio de envío**. + +El dominio aparece en las instrucciones de esa página. Confirma que coincida con la dirección que querías usar. Si es incorrecto, selecciona **Atrás** para volver al formulario del remitente y corregir la dirección antes de continuar. + +Si aparece un error en el formulario, sigue el mensaje que se muestra. Debes corregir una dirección inválida o completar el nombre del remitente antes de continuar. Los conflictos de dominio y los errores de registro se explican en la sección de solución de problemas más abajo. + +## 3. Agrega los tres registros DNS + +La página **Verifica tu dominio de envío** muestra tres registros DNS. Cada registro tiene un **Tipo**, un **Nombre** y un **Valor**. + +Son registros DKIM. DKIM ayuda a los servicios de correo que reciben los mensajes a verificar que los envíos realizados con tu dominio estén autorizados. Publicar estos registros también permite al servicio de envío comprobar que controlas el dominio. + +### Relaciona los campos de Hellotext con los de tu proveedor de DNS + +Los proveedores de DNS usan distintos nombres para los mismos campos. Usa esta tabla al crear cada registro: + +| En Hellotext | Nombre habitual en tu proveedor de DNS | Qué ingresar | +| --- | --- | --- | +| **Tipo** | Tipo o Tipo de registro | Elige **CNAME**. | +| **Nombre** | Nombre, Host o Nombre de host | Usa el nombre del registro que muestra Hellotext, teniendo en cuenta si tu proveedor agrega el dominio automáticamente. | +| **Valor** | Valor, Destino o Apunta a | Copia el valor completo que aparece para ese mismo registro. | + +Crea cada registro por separado. Mantén juntos el nombre y el valor de cada registro; no combines los tres valores en una sola entrada. + +### Publica los registros + +1. Abre tu proveedor de DNS en otra pestaña del navegador e inicia sesión. +2. Selecciona el dominio cuyos registros DNS necesitas administrar. +3. Abre la sección de registros DNS. +4. Agrega un registro nuevo y elige **CNAME**. +5. Copia el **Nombre** del primer registro de Hellotext en el campo de nombre o host del proveedor. +6. Copia el **Valor** correspondiente en el campo de destino o valor del proveedor. +7. Si debes completar un campo TTL, usa el valor predeterminado o automático del proveedor, a menos que quien administra tu dominio haya indicado otro valor. +8. Guarda el registro. +9. Repite el proceso con el segundo y el tercer registro de Hellotext. +10. Revisa las entradas guardadas y confirma que los tres nombres apunten a sus valores correspondientes. + +Copia los valores de tu propia página de configuración en Hellotext. Un ejemplo de otra guía, otro negocio o una configuración anterior puede no coincidir con los registros que necesita este remitente. + +### Comprueba si tu proveedor agrega el dominio automáticamente + +Algunos proveedores esperan el nombre completo del registro; otros agregan el dominio a lo que ingreses. Por ejemplo, un nombre que se muestra como `example-token._domainkey.acme.com` puede tener que ingresarse como `example-token._domainkey` cuando editas la zona DNS de `acme.com`. + +Revisa el nombre completo resultante después de guardar. Debe coincidir con el que muestra Hellotext, sin que el dominio aparezca dos veces al final. Conserva la parte `_domainkey` y su guion bajo. + +El token de este ejemplo es ilustrativo. Usa siempre el nombre real del registro que muestra Hellotext. + +### Si usas Cloudflare + +Configura estos registros CNAME como **Solo DNS (DNS only)**. El proxy de Cloudflare está destinado al tráfico web y no debe estar habilitado para los registros de verificación de correo. Consulta las [limitaciones del proxy de Cloudflare](https://developers.cloudflare.com/dns/proxy-status/limitations/) y sus [instrucciones para administrar registros DNS](https://developers.cloudflare.com/dns/manage-dns-records/how-to/create-dns-records/). + +### Conserva tus otros registros DNS + +Agrega los tres registros junto a tu configuración DNS existente. El asistente no te pide reemplazar los registros de tu sitio web, cambiar los servidores de nombres ni eliminar registros que utiliza tu proveedor de correo actual. + +Si tu proveedor indica que ya existe un registro con el mismo nombre, compara su tipo y destino con las instrucciones de Hellotext. Es posible que ya exista un registro que coincida exactamente. Si el destino es distinto o no sabes para qué se usa el registro existente, consulta a quien administra tu dominio antes de reemplazarlo. + +Mantén publicados los registros de Hellotext mientras uses el remitente. Siguen formando parte de la configuración de autenticación de correo del dominio después de la verificación inicial. + +## 4. Termina el asistente y espera la verificación + +Después de agregar los registros DNS, vuelve a Hellotext y haz clic en **Continuar**. + +La página final dice **Remitente de correo agregado** y muestra la dirección del remitente. Haz clic en **Terminar** para volver a **Integraciones**. + +
+ “Remitente de correo agregado” confirma que se guardó el remitente. El dominio todavía debe verificarse antes de que puedas usarlo para enviar correos. Hacer clic en Continuar o Terminar no omite la verificación. +
+ +Los cambios de DNS tardan en estar disponibles en internet. Pueden detectarse rápidamente, pero contempla hasta 72 horas para que se propaguen los cambios DNS de verificación del dominio. + +Hellotext revisa automáticamente los remitentes pendientes cada cinco minutos. Una vez verificados el dominio de envío y su configuración DKIM, Hellotext activa el canal de correo electrónico del remitente. Puedes cerrar el asistente mientras esto ocurre; no necesitas mantener la página abierta. + +Si otra persona agregará los registros DNS más tarde, puedes terminar el asistente después de compartir las instrucciones. El remitente seguirá sin estar disponible para enviar hasta que se publiquen los registros y se complete la verificación. + +Para usar el canal una vez activado, abre una conversación con un cliente cuyo perfil tenga una dirección de correo y busca **Correo electrónico** en el selector de destino del mensaje. Que la integración esté guardada no confirma por sí solo que el canal esté listo, y un perfil de cliente sin dirección de correo no ofrece un destino de correo electrónico. + +## Vuelve a consultar las instrucciones DNS + +Puedes volver a las instrucciones cuando necesites revisar los registros o compartirlos con quien administra tu dominio: + +1. Ve a **Ajustes > Integraciones**. +2. Busca el remitente de correo por su nombre y dirección. +3. Abre su menú de tres puntos. +4. Selecciona **Ver instrucciones de configuración**. + +Se abre la misma página **Verifica tu dominio de envío** con los registros DNS guardados. No necesitas crear otro remitente para recuperarlos. + +Cuando abres las instrucciones desde la lista de integraciones, **Atrás** te devuelve a **Integraciones**. + +## Edita un remitente o agrega otra dirección + +### Cambia el nombre o la dirección del remitente + +Ve a **Ajustes > Integraciones**, abre el menú de tres puntos del remitente y selecciona **Editar**. Actualiza los campos y haz clic en **Siguiente** para guardar. + +Cambiar el nombre del remitente actualiza el nombre que se usa para ese remitente. Si cambias la parte anterior a `@` y mantienes el mismo dominio, por ejemplo, de `support@acme.com` a `sales@acme.com`, se conserva el dominio de envío. + +Cambiar a otro dominio inicia la verificación del nuevo dominio. Hellotext desactiva el canal de correo electrónico existente del remitente durante ese cambio. Sigue las nuevas instrucciones DNS y espera a que se verifique el nuevo dominio antes de volver a usar ese remitente para tus envíos. + +Planifica el cambio de dominio para un momento en el que puedas completar el trabajo de DNS. Si necesitas mantener disponibles ambas direcciones, agrega un remitente separado en lugar de reemplazar el actual. + +### Agrega otro remitente en el mismo dominio + +Puedes agregar más de una dirección de remitente en un dominio dentro del mismo negocio de Hellotext. Por ejemplo, `support@acme.com` y `sales@acme.com` pueden pertenecer al mismo negocio. + +Repite **Ajustes > Integraciones > Explorar integraciones > Correo electrónico** para la dirección adicional. Usa una dirección distinta y revisa las instrucciones DNS que se generan. Si los registros necesarios ya están publicados, mantenlos y espera a que Hellotext verifique el remitente adicional. + +Que el dominio ya esté verificado no significa que el nuevo remitente esté listo en el momento de guardar el formulario; Hellotext debe revisar ese remitente antes de activar su canal. + +### Elimina un remitente + +Desde **Ajustes > Integraciones**, abre el menú de tres puntos del remitente, selecciona **Eliminar** y confirma la eliminación en el diálogo. + +Al eliminar la integración, su canal de correo electrónico se desactiva como parte del proceso de eliminación. Coordina el cambio con quienes usen ese remitente. Cuando se elimina el último remitente de un dominio, Hellotext también elimina su registro de envío; si lo agregas de nuevo más adelante, puede ser necesario publicar nuevos registros de verificación. + +## Soluciona problemas de configuración de correo + +### Correo electrónico no está disponible en el catálogo de integraciones + +Comprueba que seleccionaste el negocio correcto y que su suscripción incluye correo electrónico. El envío de correos forma parte de Enterprise. Un Dueño o Administrador puede revisar la suscripción del negocio o contactar al soporte de Hellotext si Correo electrónico debería estar disponible. + +### El dominio está conectado a otra cuenta de negocio + +Hellotext muestra **Este dominio ya está conectado a otra cuenta de negocio.** cuando otro negocio ya tiene un remitente que usa ese dominio. + +Usar distintas direcciones del mismo dominio no evita esta restricción: `support@acme.com` y `sales@acme.com` siguen usando `acme.com`. + +Si administras ambos negocios, confirma primero cuál debe usar el dominio. Coordina la eliminación o el cambio de todos los remitentes que usen ese dominio en el negocio anterior antes de configurarlo en el negocio elegido. El dominio sigue reservado mientras ese negocio tenga otro remitente que lo use. + +Si no reconoces el otro negocio o no puedes acceder, contacta al soporte de Hellotext e indica el dominio y el negocio donde quieres configurarlo. Cambiar repetidamente la parte anterior a `@` no resuelve un conflicto de propiedad del dominio. + +### Hellotext no pudo registrar el dominio de envío + +Si el formulario dice **No pudimos registrar tu dominio de envío. Inténtalo de nuevo.**, revisa la dirección del remitente y vuelve a intentarlo. Si saliste del asistente y el remitente ya aparece en **Integraciones**, abre **Editar** en ese remitente para continuar su configuración. + +Si el error persiste, contacta al soporte con el nombre del negocio, la dirección del remitente y la hora aproximada del intento. Los cambios de DNS no pueden resolver una solicitud de registro que todavía no generó los registros necesarios. + +### La página de instrucciones no muestra los registros DNS + +Abre **Editar** en el remitente guardado, confirma la dirección de correo y haz clic en **Siguiente** para volver a intentar el registro. Si los tres registros siguen sin aparecer, contacta al soporte antes de agregar entradas DNS. Usa únicamente los registros que proporciona Hellotext. + +### Agregaste los registros pero todavía no puedes usar correo electrónico + +Revisa lo siguiente con quien administra tu DNS: + +- Editaste el proveedor de DNS activo para el dominio que muestra Hellotext. +- Las tres entradas se guardaron como registros CNAME. +- Cada nombre está asociado al valor del mismo registro de Hellotext. +- Los nombres guardados coinciden con los nombres completos de Hellotext, incluida la parte `_domainkey`. +- El proveedor no agregó el dominio dos veces. +- Los valores se copiaron completos, sin agregar `https://`, espacios ni comillas. +- Los registros de Cloudflare, si corresponde, están configurados como Solo DNS. +- Estás usando las instrucciones más recientes de este remitente, especialmente si lo cambiaste o lo volviste a agregar. + +Espera a que se propaguen los cambios DNS y se realice la próxima revisión de Hellotext. Si los registros son correctos y el remitente sigue sin estar disponible después del período de propagación esperado, contacta al soporte. Evita eliminar y volver a crear el remitente solo para comprobar su progreso; vuelve a abrir **Ver instrucciones de configuración**. + +### Tu casilla habitual sigue recibiendo correos nuevos + +Es lo esperado si no cambió la configuración de recepción de esa casilla. Verificar el dominio de envío no reenvía automáticamente a Hellotext los mensajes dirigidos directamente a la casilla de tu negocio. Contacta al soporte si necesitas ayuda para planificar esa configuración por separado. + +## Información para compartir con soporte + +Si tienes un problema de configuración de correo, incluye: + +- El nombre del negocio en Hellotext. +- La dirección del remitente y el dominio que quieres usar. +- El mensaje de error exacto o el paso en el que no puedes avanzar. +- El nombre de tu proveedor de DNS. +- Cuándo se agregaron o modificaron por última vez los registros, con tu zona horaria. +- Una captura de las instrucciones DNS de Hellotext y de las entradas DNS guardadas correspondientes, cuando sea relevante. + +Esta información ayuda al soporte a distinguir entre un problema de acceso a la cuenta, un problema de registro y una demora en la verificación DNS. Para conocer las opciones de contacto, consulta [Contacta al soporte de Hellotext]({% link _troubleshooting-deliverability/contact-hellotext-support.md %}). + +## Guías relacionadas + +- [Resumen de configuración]({% link _integrations/setup-overview.md %}) +- [Resumen de canales de mensajería]({% link _numbers/messaging-overview.md %}) +- [Resumen de Inbox y conversaciones]({% link _team/inbox-overview.md %}) +- [¿A quién puedo enviar mensajes? Consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +- [Por qué no se envió un mensaje]({% link _troubleshooting-deliverability/why-a-message-did-not-send.md %}) diff --git a/_i18n/es/integrations/setup-overview.md b/_i18n/es/integrations/setup-overview.md index 877858b..fb2a828 100644 --- a/_i18n/es/integrations/setup-overview.md +++ b/_i18n/es/integrations/setup-overview.md @@ -43,6 +43,8 @@ Conecta Instagram cuando los clientes deban poder iniciar conversaciones por men Conecta Messenger cuando los clientes deban poder escribir a tu página de Facebook y llegar a tu Inbox, rutas o playbooks compatibles. Messenger usa el inicio de sesión de Facebook y requiere acceso a la página y cuenta de Meta Business correctas. +Para enviar correos desde el dominio de tu negocio, agrega un remitente y publica sus registros DNS de verificación. El envío de correos está disponible en Enterprise. + Sigue leyendo: - [Conecta WhatsApp]({% link _integrations/connect-whatsapp.md %}) @@ -51,6 +53,7 @@ Sigue leyendo: - [Fundamentos de Instagram DM]({% link _numbers/instagram-dm-fundamentals.md %}) - [Conecta Facebook Messenger]({% link _integrations/connect-facebook-messenger.md %}) - [Fundamentos de Facebook Messenger]({% link _numbers/facebook-messenger-fundamentals.md %}) +- [Configura el envío de correos]({% link _integrations/set-up-email-sending.md %}) ### 4. Agrega herramientas de captura y checkout diff --git a/_integrations/set-up-email-sending.md b/_integrations/set-up-email-sending.md new file mode 100644 index 0000000..cc25564 --- /dev/null +++ b/_integrations/set-up-email-sending.md @@ -0,0 +1,20 @@ +--- +navigation_group: catalog_channels +languages: ["en", "es"] + +en: + title: Set up email sending + description: Add a sender on your business domain, publish the DNS records, and complete domain verification to send emails from Hellotext. +es: + title: Configura el envío de correos + description: Agrega un remitente del dominio de tu negocio, publica los registros DNS y verifica el dominio para enviar correos desde Hellotext. + +permalink: set-up-email-sending +permalink_es: configura-envio-correos + +layout: guide +topic: integrations +popular: false +--- + +{% translate_file integrations/set-up-email-sending.md %} From 5a627087e7aac6dc00e36a6bd806e26c09588d49 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: rockwellll Date: Sat, 5 Sep 2026 19:57:17 -0300 Subject: [PATCH 2/2] Add Email channel fundamentals in English and Spanish --- _config.yml | 1 + _i18n/en/integrations/set-up-email-sending.md | 1 + .../en/numbers/email-channel-fundamentals.md | 250 ++++++++++++++++++ _i18n/en/numbers/messaging-overview.md | 3 + _i18n/es/integrations/set-up-email-sending.md | 1 + .../es/numbers/email-channel-fundamentals.md | 250 ++++++++++++++++++ _i18n/es/numbers/messaging-overview.md | 3 + _numbers/email-channel-fundamentals.md | 19 ++ 8 files changed, 528 insertions(+) create mode 100644 _i18n/en/numbers/email-channel-fundamentals.md create mode 100644 _i18n/es/numbers/email-channel-fundamentals.md create mode 100644 _numbers/email-channel-fundamentals.md diff --git a/_config.yml b/_config.yml index 753b03a..cf64771 100644 --- a/_config.yml +++ b/_config.yml @@ -103,6 +103,7 @@ collections: - messaging-overview.md - whatsapp-channel-fundamentals.md - sms-channel-fundamentals.md + - email-channel-fundamentals.md - instagram-dm-fundamentals.md - facebook-messenger-fundamentals.md - message-editor-overview.md diff --git a/_i18n/en/integrations/set-up-email-sending.md b/_i18n/en/integrations/set-up-email-sending.md index f65985e..2b50005 100644 --- a/_i18n/en/integrations/set-up-email-sending.md +++ b/_i18n/en/integrations/set-up-email-sending.md @@ -249,6 +249,7 @@ This helps support distinguish an account-access issue, a registration problem, ## Related guides +- [Email channel fundamentals]({% link _numbers/email-channel-fundamentals.md %}) - [Setup overview]({% link _integrations/setup-overview.md %}) - [Messaging channels overview]({% link _numbers/messaging-overview.md %}) - [Inbox and conversations overview]({% link _team/inbox-overview.md %}) diff --git a/_i18n/en/numbers/email-channel-fundamentals.md b/_i18n/en/numbers/email-channel-fundamentals.md new file mode 100644 index 0000000..f1caddb --- /dev/null +++ b/_i18n/en/numbers/email-channel-fundamentals.md @@ -0,0 +1,250 @@ +Use Email when customers need a message they can receive and reply to in their usual email application. Your team sends from an address on your business domain and manages supported replies in the Hellotext Inbox alongside the customer's other conversations. + +This guide explains everyday use of the Email channel after you have added a sender. For the sender form, DNS records, and domain verification, follow [Set up email sending]({% link _integrations/set-up-email-sending.md %}). + +
+ Email is available on Enterprise. A saved sender must finish domain verification before its channel becomes available for sending. +
+ +## What Email is best for + +Use Email for: + +- One-to-one customer conversations from the Inbox. +- Detailed answers that benefit from paragraphs and a written record. +- Support and order follow-up with customers who prefer email. +- Sharing documents, images, and other supported files. +- Continuing a conversation after the customer replies to an email sent from Hellotext. + +Email does not require the customer to install a messaging app or have a phone number on their profile. You do need the correct email address and permission to contact the customer for the purpose of the message. + +## Before you use the channel + +Confirm that: + +- You are working in the correct Hellotext business. +- The business has Email enabled and at least one verified, active email sender. +- The customer profile contains the email address you intend to use. +- You have access to that customer's Inbox conversation. +- The customer and conversation are available for the intended contact. +- Someone on your team is responsible for handling replies. + +The sender integration and the customer's email address serve different purposes. Adding a sender does not add email addresses to customer profiles. Adding a customer's email address does not verify your sending domain or establish that customer's consent. + +Keep reading: [Customer profiles]({% link _audience/customer-profiles.md %}) and [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). + +## Where you can use Email + +The Inbox provides an Email destination for customers with an email address when the business has an active Email sender. + +Email is not currently a channel option in the campaign creator or the channel selectors for custom AI agents and autonomous playbooks. Connecting a sender does not add Email to those selectors or change the delivery channels of an existing campaign or playbook. + +Email delivery through routes is also not currently supported, even if Email appears in a route's channel selector. Use the Inbox for the Email conversations described in this guide. + +## Understand the sender, recipient, and reply address + +An email conversation uses three addresses or identities: + +| Detail | What it means | Where it comes from | +| --- | --- | --- | +| **Sender** | The name and business email address shown as the sender of the message. | The email sender associated with the active Email channel. | +| **Recipient** | The customer's address that will receive this message. | The email address you select from the customer's profile in the destination menu. | +| **Reply address** | The address the customer's email application uses when they choose Reply. | Hellotext supplies it automatically so it can associate the response with the conversation. | + +For example, your sender might be `support@acme.com` and your customer might receive the message at `alex@example.com`. The reply address can be different from `support@acme.com`; that is how Hellotext receives the response for the conversation. + +The destination menu lists the customer's email addresses. It is not a list of your business's senders. When you choose an address, Hellotext uses the existing Email conversation's active sender when available, or an available Email channel for a new destination. + +If your business has several active senders, verify which one is used before relying on a particular From address. The Inbox destination menu does not currently provide a separate Email sender picker. + +To change a sender's name or email address, use its **Edit** action in **Settings > Integrations**. Changing its domain requires verification again. See [Set up email sending]({% link _integrations/set-up-email-sending.md %}) before making that change. + +## Send an email from the Inbox + +1. Open the customer's conversation in the **Inbox**. +2. Check the customer's profile and confirm the email address is correct. Add or correct the address on the profile if needed. +3. Open the destination menu beside the message editor. +4. Find the **Email** group. +5. Select the customer's intended email address. If the profile has more than one, choose the address that should receive this message. +6. Write your message. Use clear paragraphs, add any required links, and attach supported files when needed. +7. Check that Email is selected before sending, especially if you were previously replying over another channel. +8. Send the message and review its sending or delivery information in the conversation. + +Selecting one email address sends to that destination. It does not send copies to every email address on the profile. The Email destination menu does not provide CC or BCC fields. + +For a customer whose only available destination is Email, Hellotext can open the composer with Email selected when an active sender is available. Always check the destination when the customer also has phone numbers or other connected channels. + +If the Email group is missing, check the profile's email address and the sender's activation before trying to send. A pending domain verification does not provide an active sending channel. + +Keep reading: [Message editor overview]({% link _numbers/message-editor-overview.md %}). + +## What the customer receives + +Hellotext renders the message as an email with the business name, message body, and a footer showing the sender name and email address. It also includes a plain-text version for email applications that use it. + +The current email subject uses the business name. The Inbox composer does not provide a separate subject field for each message. The sender name comes from the sender integration; it does not automatically change to the teammate who clicked Send. + +The message body uses the text and paragraph breaks from your message. Do not rely on copied styling, custom HTML, or another channel's interactive controls to appear identically in the email. Files are delivered as email attachments, and the customer's email application controls their preview or download experience. + +The layout adapts to smaller screens, but email applications can display the same message differently. Check an actual received message when evaluating appearance, line breaks, and attachments. + +### Links and personalization + +Use the editor's link tool when you need a tracked link, and check its destination before sending. Use personalization tags only when the customer's profile has the values needed to produce a complete message. + +Review the final wording with realistic customer data. A missing name, an outdated address, or a link pointing to the wrong product can make a successfully delivered email unhelpful. + +Keep reading: [Tracked links]({% link _analytics-reporting-attribution/tracked-links.md %}) and [Personalization tags]({% link _audience/personalization-tags.md %}). + +## Text length and attachments + +Email allows longer text than a short chat reply, but the editor still applies limits: + +| Item | Limit or behavior | +| --- | --- | +| **Message text** | Up to 100,000 characters in the Email editor. | +| **An uploaded image** | Up to 25 MB per file. | +| **An uploaded document** | Up to 25 MB per file. | +| **An uploaded audio or video file** | Up to 25 MB per file. | +| **Several attachments** | Each file must be accepted by the uploader. The complete email must also fit the sending and receiving services' message-size limits. | + +An accepted upload is not a guarantee that every recipient's email service will accept the complete message. Several large files can make an email too large even when each file is individually allowed. Use smaller files or share an appropriate download link when a message does not need to carry the full file itself. + +Supported file types include: + +- **Images:** JPEG, PNG, GIF, WebP, AVIF, HEIC, HEIF, BMP, TIFF, and SVG. +- **Documents:** PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument files, RTF, plain text, and CSV. +- **Audio:** supported AAC, MP4 audio, MP3, AMR, Ogg, Opus, WAV, FLAC, and WebM audio files. +- **Video:** supported MP4, MPEG, 3GP, QuickTime, WebM, and AVI files. +- **Other files:** supported ZIP, Gzip, EPUB, JSON, XML, HTML, calendar, and contact files. + +Choose a supported file type and keep each file within the size limit. If a file is rejected, use a supported export or share a suitable link. Changing only the filename extension does not convert the file. + +Use the attachment control in the composer, wait for the upload to finish, and confirm that the intended files are attached before sending. Review filenames and contents so you send the correct version to the correct customer. + +## How customer replies reach the Inbox + +After receiving an email sent from Hellotext, the customer should: + +1. Open the message in their usual email application. +2. Choose **Reply**. +3. Keep the reply address supplied by the email application. +4. Reply from the same email address that received the message. + +Hellotext associates a supported reply with the original outgoing email, customer profile, and conversation. Your team can then read and answer it from the Inbox. + +A reply can include text and supported attachments. The Inbox shows the reply content and attachments using its usual message presentation. It does not reproduce the customer's complete HTML email layout as a mailbox view. + +### Replies from another address + +Reply matching expects the original recipient's email address. A customer replying from another account, or forwarding the email to someone else who then replies, may not create a matching Inbox message. + +When testing replies, use the same address that received the email and leave the supplied reply address unchanged. The email subject alone is not enough to associate an arbitrary message with the conversation. + +### New emails sent to your existing business mailbox + +Verifying a sending domain does not move an existing mailbox into Hellotext. A new email written directly to `support@acme.com` continues to follow that address's existing incoming-mail setup. + +Sending from that address in Hellotext and receiving replies through the supplied reply address are separate from importing mailbox history or receiving every new email sent to the domain. If you need broader incoming-mail routing, discuss the setup with [Hellotext support]({% link _troubleshooting-deliverability/contact-hellotext-support.md %}). + +## Conversation ownership and reply windows + +Email conversations use the shared Inbox workflow. Teammates can assign work, add internal notes, close a conversation, and handle subsequent replies with the customer's history available. + +Email does not have a 24-hour reply window. The channel does not become unavailable simply because the customer has not written recently. Your sender must still be active, and the customer, conversation, subscription, and other sending conditions must still allow the intended message. + +Closing or snoozing an Inbox conversation is a team-workflow action. It is separate from the Email channel's ability to send. A supported new customer reply can bring the conversation back for attention. + +Keep reading: [Conversation lifecycle in Inbox]({% link _team/conversation-lifecycle.md %}) and [Assign conversations]({% link _team/assigning-conversations.md %}). + +## Subscription status and unsubscribe requests + +A customer's email address is a destination, not evidence that the customer wants marketing messages. Review the profile's subscription information and the purpose of the contact before sending. + +An ordinary email sent manually from the Inbox does not automatically include an unsubscribe link in its footer. If the customer asks your team to stop marketing messages, record the request using the customer's subscription controls and follow the business's consent process. + +For an email that includes an **Unsubscribe** link, the customer opens a confirmation page and presses **Unsubscribe** to submit the request. The page then displays **Request received** while Hellotext processes the preference update. Opening the link alone does not submit the unsubscribe request. + +
+ An email unsubscribe updates the customer's subscription status for that Hellotext business across channels. It is not limited to one email address or only the Email channel. +
+ +Unsubscribing does not delete the customer profile or its conversation history. Do not switch to another channel to bypass the recorded preference. + +If Hellotext receives a spam or abuse complaint for a sent email, it records the customer's unsubscribe while preserving the message's existing delivery state. A bounced or rejected email is handled as a delivery failure; it is not the same as an unsubscribe request. + +Keep reading: [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). + +## Understand sending, delivery, and read information + +The conversation can show several kinds of message information as updates arrive: + +| Information | What it tells you | +| --- | --- | +| **Sending** | Hellotext is processing the outbound message. | +| **Sent** | The message has been handed off for sending. This alone does not confirm delivery to the recipient. | +| **Delivered** | The recipient's mail service has accepted the message. It does not guarantee placement in the primary inbox. | +| **Seen or read information** | An email-open notification was reported. It does not prove the customer read or understood the message. | +| **Failed** | Sending could not be completed, or a rejection or bounce was reported. | +| **Received** | A supported customer reply was recorded in the conversation. | + +Delivery and open information can arrive separately. An absent read timestamp does not prove that the customer has not opened the email. Treat the customer's reply or another explicit action as stronger evidence of engagement. + +Inspect the message's information and any available failure reason before sending it again. Some failures provide only a general error, so do not expect a detailed mailbox diagnosis for every unsuccessful email. + +Keep reading: [Why a message did not send]({% link _troubleshooting-deliverability/why-a-message-did-not-send.md %}). + +## Troubleshoot an Email conversation + +### Email is missing from the destination menu + +Check that the customer's profile has an email address and that the business has a verified, active sender. If the sender was recently added or its domain was changed, follow its DNS instructions and allow verification to complete. + +If the only destination on the profile is Email and no Email sender is active, the conversation cannot offer a usable Email composer. Review the sender setup rather than repeatedly adding the same customer address. + +### The message used an unexpected sender or subject + +The destination menu chooses the recipient. The sender comes from the Email channel, and the current subject comes from the business name. + +Review the sender's name and address in **Settings > Integrations**. If you have several senders, check which channel the conversation used. Contact support if you need help identifying the sender before sending further messages. + +### The customer cannot find a sent email + +Confirm the exact recipient address and review whether the message has delivery information or a failure. Ask the customer to check their spam or junk folder as well as their usual inbox. + +If the email is still sending, give processing time to complete. If it failed, review the available reason, correct the destination or content when appropriate, and check the total attachment size before retrying. + +### The customer's reply does not appear + +Confirm that the customer replied to an email sent from Hellotext, used the supplied reply address, and replied from the original recipient address. Check that the sending channel is still active and that the customer or conversation has not been blocked or removed. + +Incoming replies must also pass the receiving checks. If a reply still does not appear, contact support with the original message, recipient address, approximate reply time, and whether the reply included attachments. There is no need to recreate the sender just to investigate a missing reply. + +### An attachment fails or looks different + +Check the accepted file type and size, confirm that the upload finished, and try a smaller supported export when necessary. A file's appearance in the customer's email application may differ from its preview in Hellotext. + +For a large document or media file, consider sharing an appropriate download link. Keep access to the linked file suitable for the intended customer. + +## First Email conversation checklist + +Before your team relies on Email, confirm that: + +1. The intended sender is verified and active in the correct business. +2. A test customer's email address is saved correctly on the profile. +3. Selecting that address sends through Email. +4. The received message shows the expected sender, business name, text, and attachments. +5. A reply from the same recipient address appears in the correct Inbox conversation. +6. The right teammate or team takes responsibility for the reply. +7. Your team understands sender selection, delivery information, and the scope of unsubscribe requests. + +## Related guides + +- [Set up email sending]({% link _integrations/set-up-email-sending.md %}) +- [Messaging channels overview]({% link _numbers/messaging-overview.md %}) +- [Inbox and conversations overview]({% link _team/inbox-overview.md %}) +- [Message editor overview]({% link _numbers/message-editor-overview.md %}) +- [Customer profiles]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +- [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +- [Tracked links]({% link _analytics-reporting-attribution/tracked-links.md %}) +- [Why a message did not send]({% link _troubleshooting-deliverability/why-a-message-did-not-send.md %}) diff --git a/_i18n/en/numbers/messaging-overview.md b/_i18n/en/numbers/messaging-overview.md index 9dbe3ed..d8abfdf 100644 --- a/_i18n/en/numbers/messaging-overview.md +++ b/_i18n/en/numbers/messaging-overview.md @@ -8,6 +8,8 @@ Use **SMS** when you need broad reach and your account already has an approved s Use **WhatsApp** when your customers already prefer chat, when you want richer conversations, or when you plan to use product catalog and commerce flows inside WhatsApp. +Use **Email** when you want to send from your business domain and manage customer email replies in the Inbox. Start with [Set up email sending]({% link _integrations/set-up-email-sending.md %}), then read [Email channel fundamentals]({% link _numbers/email-channel-fundamentals.md %}) for daily use and the current channel scope. + Use **Instagram DM** when customers discover your business on Instagram and initiate product or support conversations there. Use **Facebook Messenger** when customers contact your Facebook Page and your team needs those conversations in the Inbox. @@ -39,6 +41,7 @@ Before launching a campaign, playbook, or route, confirm that: - [Exclusive short codes]({% link _numbers/exclusive-short-codes.md %}) - [SMS channel fundamentals]({% link _numbers/sms-channel-fundamentals.md %}) - [WhatsApp channel fundamentals]({% link _numbers/whatsapp-channel-fundamentals.md %}) +- [Email channel fundamentals]({% link _numbers/email-channel-fundamentals.md %}) - [Connect Instagram DM]({% link _integrations/connect-instagram-dm.md %}) - [Instagram DM fundamentals]({% link _numbers/instagram-dm-fundamentals.md %}) - [Connect Facebook Messenger]({% link _integrations/connect-facebook-messenger.md %}) diff --git a/_i18n/es/integrations/set-up-email-sending.md b/_i18n/es/integrations/set-up-email-sending.md index c6ed1dc..af0d056 100644 --- a/_i18n/es/integrations/set-up-email-sending.md +++ b/_i18n/es/integrations/set-up-email-sending.md @@ -249,6 +249,7 @@ Esta información ayuda al soporte a distinguir entre un problema de acceso a la ## Guías relacionadas +- [Fundamentos del canal de correo electrónico]({% link _numbers/email-channel-fundamentals.md %}) - [Resumen de configuración]({% link _integrations/setup-overview.md %}) - [Resumen de canales de mensajería]({% link _numbers/messaging-overview.md %}) - [Resumen de Inbox y conversaciones]({% link _team/inbox-overview.md %}) diff --git a/_i18n/es/numbers/email-channel-fundamentals.md b/_i18n/es/numbers/email-channel-fundamentals.md new file mode 100644 index 0000000..6a1d83c --- /dev/null +++ b/_i18n/es/numbers/email-channel-fundamentals.md @@ -0,0 +1,250 @@ +Usa Correo electrónico cuando tus clientes necesiten un mensaje que puedan recibir y responder desde su aplicación de correo habitual. Tu equipo envía desde una dirección del dominio de tu negocio y gestiona las respuestas compatibles en el Inbox de Hellotext, junto a las demás conversaciones del cliente. + +Esta guía explica el uso diario del canal de correo electrónico después de agregar un remitente. Para conocer el formulario del remitente, los registros DNS y la verificación del dominio, sigue [Configura el envío de correos]({% link _integrations/set-up-email-sending.md %}). + +
+ Correo electrónico está disponible en Enterprise. El dominio de un remitente guardado debe terminar de verificarse antes de que su canal esté disponible para enviar. +
+ +## Para qué sirve mejor el correo electrónico + +Usa Correo electrónico para: + +- Conversaciones individuales con clientes desde el Inbox. +- Respuestas detalladas que necesitan párrafos y un registro escrito. +- Soporte y seguimiento de pedidos con clientes que prefieren el correo. +- Compartir documentos, imágenes y otros archivos compatibles. +- Continuar una conversación después de que el cliente responda a un correo enviado desde Hellotext. + +El correo electrónico no requiere que el cliente instale una aplicación de mensajería ni que tenga un número de teléfono en su perfil. Sí necesitas la dirección correcta y permiso para contactar al cliente con el propósito del mensaje. + +## Antes de usar el canal + +Confirma que: + +- Estás trabajando en el negocio correcto de Hellotext. +- El negocio tiene Correo electrónico habilitado y al menos un remitente de correo verificado y activo. +- El perfil del cliente contiene la dirección de correo que quieres usar. +- Tienes acceso a la conversación de ese cliente en el Inbox. +- El cliente y la conversación están disponibles para el contacto que quieres realizar. +- Alguien de tu equipo es responsable de gestionar las respuestas. + +La integración del remitente y la dirección de correo del cliente cumplen funciones distintas. Agregar un remitente no agrega direcciones de correo a los perfiles de clientes. Agregar la dirección de un cliente no verifica tu dominio de envío ni establece el consentimiento de ese cliente. + +Sigue leyendo: [Cómo funcionan los perfiles de clientes]({% link _audience/customer-profiles.md %}) y [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). + +## Dónde puedes usar correo electrónico + +El Inbox ofrece un destino de correo electrónico para los clientes que tienen una dirección de correo cuando el negocio cuenta con un remitente de correo activo. + +Correo electrónico no es actualmente una opción de canal en el creador de campañas ni en los selectores de canales de agentes de IA personalizados y playbooks autónomos. Conectar un remitente no agrega Correo electrónico a esos selectores ni cambia los canales de envío de una campaña o un playbook existente. + +El envío de correos mediante rutas tampoco está disponible actualmente, aunque Correo electrónico aparezca en el selector de canales de una ruta. Usa el Inbox para las conversaciones de correo que se describen en esta guía. + +## Entiende el remitente, el destinatario y la dirección de respuesta + +Una conversación por correo utiliza tres direcciones o identidades: + +| Dato | Qué significa | De dónde proviene | +| --- | --- | --- | +| **Remitente** | El nombre y la dirección de correo del negocio que aparecen como remitente del mensaje. | El remitente de correo asociado al canal de correo electrónico activo. | +| **Destinatario** | La dirección del cliente que recibirá este mensaje. | La dirección de correo que eliges del perfil del cliente en el menú de destino. | +| **Dirección de respuesta** | La dirección que utiliza la aplicación de correo del cliente cuando elige Responder. | Hellotext la proporciona automáticamente para asociar la respuesta con la conversación. | + +Por ejemplo, tu remitente puede ser `support@acme.com` y tu cliente puede recibir el mensaje en `alex@example.com`. La dirección de respuesta puede ser distinta de `support@acme.com`; así recibe Hellotext la respuesta para la conversación. + +El menú de destino muestra las direcciones de correo del cliente. No es una lista de los remitentes de tu negocio. Cuando eliges una dirección, Hellotext usa el remitente activo de la conversación de correo existente, si está disponible, o un canal de correo electrónico disponible para un destino nuevo. + +Si tu negocio tiene varios remitentes activos, verifica cuál se utiliza antes de depender de una dirección de origen específica. El menú de destino del Inbox no ofrece actualmente un selector separado de remitentes de correo. + +Para cambiar el nombre o la dirección de un remitente, usa su acción **Editar** en **Ajustes > Integraciones**. Cambiar su dominio requiere una nueva verificación. Consulta [Configura el envío de correos]({% link _integrations/set-up-email-sending.md %}) antes de realizar ese cambio. + +## Envía un correo desde el Inbox + +1. Abre la conversación del cliente en el **Inbox**. +2. Revisa el perfil del cliente y confirma que la dirección de correo sea correcta. Agrega o corrige la dirección en el perfil si es necesario. +3. Abre el menú de destino junto al editor de mensajes. +4. Busca el grupo **Correo electrónico**. +5. Selecciona la dirección del cliente a la que quieres enviar. Si el perfil tiene más de una, elige la que debe recibir este mensaje. +6. Escribe tu mensaje. Usa párrafos claros, agrega los links necesarios y adjunta archivos compatibles cuando haga falta. +7. Comprueba que Correo electrónico esté seleccionado antes de enviar, especialmente si antes estabas respondiendo por otro canal. +8. Envía el mensaje y revisa su información de envío o entrega en la conversación. + +Seleccionar una dirección de correo envía el mensaje a ese destino. No envía copias a todas las direcciones del perfil. El menú de destino de correo electrónico no ofrece campos CC ni CCO. + +Si Correo electrónico es el único destino disponible del cliente, Hellotext puede abrir el editor con ese canal seleccionado cuando hay un remitente activo. Revisa siempre el destino si el cliente también tiene números de teléfono u otros canales conectados. + +Si falta el grupo Correo electrónico, revisa la dirección del perfil y la activación del remitente antes de intentar enviar. Un dominio pendiente de verificación no ofrece un canal de envío activo. + +Sigue leyendo: [Resumen del editor de mensajes]({% link _numbers/message-editor-overview.md %}). + +## Qué recibe el cliente + +Hellotext presenta el mensaje como un correo con el nombre del negocio, el cuerpo del mensaje y un pie que muestra el nombre y la dirección del remitente. También incluye una versión de texto sin formato para las aplicaciones de correo que la utilizan. + +El asunto actual del correo usa el nombre del negocio. El editor del Inbox no ofrece un campo de asunto separado para cada mensaje. El nombre del remitente proviene de su integración; no cambia automáticamente al nombre de la persona del equipo que hizo clic en enviar. + +El cuerpo usa el texto y los saltos de párrafo de tu mensaje. No dependas de que los estilos copiados, el HTML personalizado o los controles interactivos de otro canal se vean exactamente igual en el correo. Los archivos se entregan como adjuntos y la aplicación de correo del cliente controla cómo se previsualizan o descargan. + +El diseño se adapta a pantallas más pequeñas, pero distintas aplicaciones de correo pueden mostrar el mismo mensaje de manera diferente. Revisa un mensaje recibido real para evaluar la apariencia, los saltos de línea y los adjuntos. + +### Links y personalización + +Usa la herramienta de links del editor cuando necesites un link con seguimiento y comprueba su destino antes de enviar. Usa etiquetas de personalización solo cuando el perfil del cliente tenga los valores necesarios para producir un mensaje completo. + +Revisa el texto final con datos realistas de clientes. Un nombre faltante, una dirección desactualizada o un link que lleva al producto equivocado pueden hacer que un correo entregado correctamente no resulte útil. + +Sigue leyendo: [Links con tracking]({% link _analytics-reporting-attribution/tracked-links.md %}) y [Etiquetas de personalización]({% link _audience/personalization-tags.md %}). + +## Longitud del texto y archivos adjuntos + +El correo electrónico permite textos más largos que una respuesta breve de chat, pero el editor sigue aplicando límites: + +| Elemento | Límite o comportamiento | +| --- | --- | +| **Texto del mensaje** | Hasta 100.000 caracteres en el editor de correo electrónico. | +| **Una imagen cargada** | Hasta 25 MB por archivo. | +| **Un documento cargado** | Hasta 25 MB por archivo. | +| **Un archivo de audio o video cargado** | Hasta 25 MB por archivo. | +| **Varios adjuntos** | Cada archivo debe ser aceptado al cargarlo. El correo completo también debe respetar los límites de tamaño de mensaje de los servicios de envío y recepción. | + +Que la carga de un archivo se acepte no garantiza que el servicio de correo de cada destinatario acepte el mensaje completo. Varios archivos grandes pueden hacer que el correo sea demasiado pesado, aunque cada archivo esté permitido por separado. Usa archivos más pequeños o comparte un link de descarga adecuado cuando no sea necesario incluir el archivo completo en el mensaje. + +Los tipos de archivo compatibles incluyen: + +- **Imágenes:** JPEG, PNG, GIF, WebP, AVIF, HEIC, HEIF, BMP, TIFF y SVG. +- **Documentos:** PDF, Word, Excel, PowerPoint, archivos OpenDocument, RTF, texto sin formato y CSV. +- **Audio:** archivos compatibles AAC, audio MP4, MP3, AMR, Ogg, Opus, WAV, FLAC y audio WebM. +- **Video:** archivos compatibles MP4, MPEG, 3GP, QuickTime, WebM y AVI. +- **Otros archivos:** archivos compatibles ZIP, Gzip, EPUB, JSON, XML, HTML, de calendario y de contactos. + +Elige un tipo de archivo compatible y mantén cada archivo dentro del límite de tamaño. Si se rechaza un archivo, usa una exportación compatible o comparte un link adecuado. Cambiar solo la extensión del nombre no convierte el archivo. + +Usa el control de adjuntos del editor, espera a que termine la carga y confirma que los archivos correctos estén adjuntos antes de enviar. Revisa sus nombres y contenidos para enviar la versión correcta al cliente correcto. + +## Cómo llegan las respuestas del cliente al Inbox + +Después de recibir un correo enviado desde Hellotext, el cliente debe: + +1. Abrir el mensaje en su aplicación de correo habitual. +2. Elegir **Responder**. +3. Mantener la dirección de respuesta que proporciona la aplicación de correo. +4. Responder desde la misma dirección que recibió el mensaje. + +Hellotext asocia una respuesta compatible con el correo saliente original, el perfil del cliente y la conversación. Tu equipo puede leerla y responder desde el Inbox. + +Una respuesta puede incluir texto y adjuntos compatibles. El Inbox muestra el contenido y los archivos con su presentación habitual de mensajes. No reproduce el diseño HTML completo del correo del cliente como una vista de su casilla. + +### Respuestas desde otra dirección + +Para asociar una respuesta se espera la dirección del destinatario original. Si el cliente responde desde otra cuenta, o reenvía el correo a otra persona que luego responde, es posible que no se cree un mensaje asociado en el Inbox. + +Cuando pruebes las respuestas, usa la misma dirección que recibió el correo y no cambies la dirección de respuesta proporcionada. El asunto del correo por sí solo no alcanza para asociar cualquier mensaje con la conversación. + +### Correos nuevos enviados a la casilla existente de tu negocio + +Verificar un dominio de envío no traslada una casilla existente a Hellotext. Un correo nuevo escrito directamente a `support@acme.com` sigue la configuración de recepción que ya tenga esa dirección. + +Enviar desde esa dirección en Hellotext y recibir respuestas mediante la dirección de respuesta proporcionada son funciones distintas de importar el historial de una casilla o recibir todos los correos nuevos enviados al dominio. Si necesitas una configuración más amplia de recepción, consúltala con el [soporte de Hellotext]({% link _troubleshooting-deliverability/contact-hellotext-support.md %}). + +## Responsables de la conversación y ventanas de respuesta + +Las conversaciones de correo usan el flujo de trabajo compartido del Inbox. El equipo puede asignar el trabajo, agregar notas internas, cerrar una conversación y gestionar las respuestas posteriores con el historial del cliente disponible. + +El correo electrónico no tiene una ventana de respuesta de 24 horas. El canal no deja de estar disponible simplemente porque el cliente no haya escrito recientemente. El remitente debe seguir activo, y el cliente, la conversación, la suscripción y las demás condiciones de envío deben permitir el mensaje que quieres enviar. + +Cerrar o posponer una conversación del Inbox es una acción del flujo de trabajo del equipo. Es independiente de la capacidad de envío del canal de correo electrónico. Una nueva respuesta compatible del cliente puede devolver la conversación a la atención del equipo. + +Sigue leyendo: [Ciclo de una conversación en el Inbox]({% link _team/conversation-lifecycle.md %}) y [Asigna conversaciones]({% link _team/assigning-conversations.md %}). + +## Estado de suscripción y solicitudes de baja + +La dirección de correo de un cliente es un destino, no una prueba de que quiera recibir mensajes de marketing. Revisa la información de suscripción del perfil y el propósito del contacto antes de enviar. + +Un correo habitual enviado manualmente desde el Inbox no incluye automáticamente un link para cancelar la suscripción en su pie. Si el cliente pide al equipo dejar de recibir mensajes de marketing, registra la solicitud con los controles de suscripción del cliente y sigue el proceso de consentimiento del negocio. + +En un correo que incluye un link **Cancelar suscripción**, el cliente abre una página de confirmación y presiona **Cancelar suscripción** para enviar la solicitud. Luego, la página muestra **Solicitud recibida** mientras Hellotext procesa la actualización de preferencias. Abrir el link por sí solo no envía la solicitud de baja. + +
+ Una baja por correo actualiza el estado de suscripción del cliente para ese negocio de Hellotext en todos los canales. No se limita a una dirección de correo ni solamente al canal de correo electrónico. +
+ +Cancelar la suscripción no elimina el perfil del cliente ni su historial de conversaciones. No cambies a otro canal para evitar la preferencia registrada. + +Si Hellotext recibe una queja de spam o abuso por un correo enviado, registra la baja del cliente y conserva el estado de entrega existente del mensaje. Un correo rebotado o rechazado se trata como un fallo de entrega; no equivale a una solicitud de baja. + +Sigue leyendo: [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). + +## Entiende la información de envío, entrega y lectura + +La conversación puede mostrar varios tipos de información del mensaje a medida que llegan las actualizaciones: + +| Información | Qué indica | +| --- | --- | +| **Enviando** | Hellotext está procesando el mensaje saliente. | +| **Enviado** | El mensaje se pasó al servicio de envío. Esto por sí solo no confirma la entrega al destinatario. | +| **Entregado** | El servicio de correo del destinatario aceptó el mensaje. No garantiza que aparezca en la bandeja de entrada principal. | +| **Leído** | Se recibió una notificación de apertura del correo. No demuestra que el cliente haya leído o entendido el mensaje. | +| **Fallo al enviar** | No se pudo completar el envío o se informó un rechazo o rebote. | +| **Recibido** | Se registró una respuesta compatible del cliente en la conversación. | + +La información de entrega y apertura puede llegar por separado. Que no haya una hora de lectura no demuestra que el cliente no haya abierto el correo. Una respuesta del cliente u otra acción explícita son señales más claras de interacción. + +Revisa la información del mensaje y cualquier motivo de fallo disponible antes de volver a enviarlo. Algunos fallos solo proporcionan un error general, por lo que no debes esperar un diagnóstico detallado de la casilla para cada correo que no se entrega. + +Sigue leyendo: [Por qué no se envió un mensaje]({% link _troubleshooting-deliverability/why-a-message-did-not-send.md %}). + +## Soluciona problemas de una conversación por correo + +### Correo electrónico no aparece en el menú de destino + +Comprueba que el perfil del cliente tenga una dirección de correo y que el negocio tenga un remitente verificado y activo. Si el remitente se agregó recientemente o se cambió su dominio, sigue sus instrucciones DNS y espera a que termine la verificación. + +Si Correo electrónico es el único destino del perfil y no hay un remitente de correo activo, la conversación no puede ofrecer un editor de correo utilizable. Revisa la configuración del remitente en lugar de agregar repetidamente la misma dirección del cliente. + +### El mensaje usó un remitente o un asunto inesperados + +El menú de destino elige el destinatario. El remitente proviene del canal de correo electrónico y el asunto actual proviene del nombre del negocio. + +Revisa el nombre y la dirección del remitente en **Ajustes > Integraciones**. Si tienes varios remitentes, comprueba qué canal usó la conversación. Contacta al soporte si necesitas ayuda para identificar el remitente antes de enviar más mensajes. + +### El cliente no encuentra un correo enviado + +Confirma la dirección exacta del destinatario y revisa si el mensaje tiene información de entrega o un fallo. Pide al cliente que revise la carpeta de spam o correo no deseado, además de su bandeja de entrada habitual. + +Si el correo todavía se está enviando, espera a que termine el procesamiento. Si falló, revisa el motivo disponible, corrige el destino o el contenido cuando corresponda y comprueba el tamaño total de los adjuntos antes de volver a intentarlo. + +### La respuesta del cliente no aparece + +Confirma que el cliente haya respondido a un correo enviado desde Hellotext, que haya usado la dirección de respuesta proporcionada y que haya respondido desde la dirección del destinatario original. Revisa que el canal de envío siga activo y que el cliente o la conversación no se hayan bloqueado o eliminado. + +Las respuestas entrantes también deben superar las comprobaciones de recepción. Si una respuesta sigue sin aparecer, contacta al soporte con el mensaje original, la dirección del destinatario, la hora aproximada de la respuesta y si incluía adjuntos. No necesitas volver a crear el remitente solo para investigar una respuesta faltante. + +### Un adjunto falla o se ve diferente + +Revisa el tipo y el tamaño de archivo aceptados, confirma que la carga haya terminado y prueba una exportación compatible más pequeña cuando sea necesario. La apariencia del archivo en la aplicación de correo del cliente puede diferir de su vista previa en Hellotext. + +Para un documento o archivo multimedia grande, considera compartir un link de descarga adecuado. Mantén el acceso al archivo enlazado apropiado para el cliente al que se dirige. + +## Checklist para la primera conversación por correo + +Antes de que tu equipo dependa del correo electrónico, confirma que: + +1. El remitente elegido esté verificado y activo en el negocio correcto. +2. La dirección de un cliente de prueba esté guardada correctamente en su perfil. +3. Seleccionar esa dirección envíe a través de Correo electrónico. +4. El mensaje recibido muestre el remitente, el nombre del negocio, el texto y los adjuntos esperados. +5. Una respuesta desde la misma dirección del destinatario aparezca en la conversación correcta del Inbox. +6. La persona o el equipo adecuados se hagan responsables de la respuesta. +7. Tu equipo entienda la selección del remitente, la información de entrega y el alcance de las solicitudes de baja. + +## Guías relacionadas + +- [Configura el envío de correos]({% link _integrations/set-up-email-sending.md %}) +- [Resumen de canales de mensajería]({% link _numbers/messaging-overview.md %}) +- [Resumen de inbox y conversaciones]({% link _team/inbox-overview.md %}) +- [Resumen del editor de mensajes]({% link _numbers/message-editor-overview.md %}) +- [Cómo funcionan los perfiles de clientes]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +- [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +- [Links con tracking]({% link _analytics-reporting-attribution/tracked-links.md %}) +- [Por qué no se envió un mensaje]({% link _troubleshooting-deliverability/why-a-message-did-not-send.md %}) diff --git a/_i18n/es/numbers/messaging-overview.md b/_i18n/es/numbers/messaging-overview.md index f0c92d7..0d77db7 100644 --- a/_i18n/es/numbers/messaging-overview.md +++ b/_i18n/es/numbers/messaging-overview.md @@ -8,6 +8,8 @@ Usa **SMS** cuando necesitas alcance amplio y tu cuenta ya tiene un remitente ap Usa **WhatsApp** cuando tus clientes prefieren chatear, cuando quieres conversaciones más ricas o cuando planeas usar catálogo de productos y flujos de compra dentro de WhatsApp. +Usa **Correo electrónico** cuando quieres enviar desde el dominio de tu negocio y gestionar las respuestas de tus clientes en el Inbox. Empieza por [Configura el envío de correos]({% link _integrations/set-up-email-sending.md %}) y luego consulta [Fundamentos del canal de correo electrónico]({% link _numbers/email-channel-fundamentals.md %}) para conocer su uso diario y las funciones disponibles actualmente. + Usa **Instagram DM** cuando los clientes descubren tu negocio en Instagram e inician allí conversaciones sobre productos o soporte. Usa **Facebook Messenger** cuando los clientes escriben a tu página de Facebook y tu equipo necesita gestionar esas conversaciones en el Inbox. @@ -39,6 +41,7 @@ Antes de lanzar una campaña, playbook o ruta, confirma que: - [Códigos cortos exclusivos]({% link _numbers/exclusive-short-codes.md %}) - [Fundamentos del canal SMS]({% link _numbers/sms-channel-fundamentals.md %}) - [Fundamentos del canal de WhatsApp]({% link _numbers/whatsapp-channel-fundamentals.md %}) +- [Fundamentos del canal de correo electrónico]({% link _numbers/email-channel-fundamentals.md %}) - [Conecta Instagram DM]({% link _integrations/connect-instagram-dm.md %}) - [Fundamentos de Instagram DM]({% link _numbers/instagram-dm-fundamentals.md %}) - [Conecta Facebook Messenger]({% link _integrations/connect-facebook-messenger.md %}) diff --git a/_numbers/email-channel-fundamentals.md b/_numbers/email-channel-fundamentals.md new file mode 100644 index 0000000..441a107 --- /dev/null +++ b/_numbers/email-channel-fundamentals.md @@ -0,0 +1,19 @@ +--- +languages: ["en", "es"] + +en: + title: Email channel fundamentals + description: Learn how to send emails from the Inbox, receive customer replies, share attachments, and understand delivery and subscription status. +es: + title: Fundamentos del canal de correo electrónico + description: Aprende a enviar correos desde el Inbox, recibir respuestas de clientes, compartir archivos y entender los estados de entrega y suscripción. + +permalink: email-channel-fundamentals +permalink_es: fundamentos-canal-correo-electronico + +layout: guide +topic: numbers +popular: false +--- + +{% translate_file numbers/email-channel-fundamentals.md %}